[print-me]

Zakres obowiązków:

• kompleksowe koordynowanie pracy Sekretariatu Zarządu Spółki oraz Recepcji,
• profesjonalna organizacja obiegu dokumentów firmowych, w tym m.in. umowy firmowe, faktury i korespondencja firmowa,
• przygotowywanie korespondencji firmowej (także w języku angielskim),
• całościowa organizacja podróży służbowych Zarządu i Dyrekcji m.in. rezerwacja hoteli, samolotów, promów, bilety pkp, zaliczki, odprawy itp.,
• prowadzenie i koordynacja kalendarzy spotkań oraz rezerwacja wewnętrznych sal konferencyjnych,
• kompleksowa organizacja spotkań dla Klientów i gości firmy – w tym m.in. zapewnienie serwisu gastronomicznego i/lub organizacja czasu wolnego naszych gości,
• wykonywanie zadań zlecanych przez Zarząd i Biuro Zarządu, którego będziesz członkiem,
• odpowiedzialność za optymalizację kosztów w ramach prowadzonych działań operacyjnych,
• bycie gospodarzem miejsc spotkań z Klientami oraz zaplecza socjalnego naszych pracowników.

Dlaczego warto być częścią naszego zespołu?

• realizujemy ambitne międzynarodowe projekty we współpracy z największymi partnerami na rynku – co wymaga od nas dynamiki i wysokiej motywacji do pracy,
• jesteśmy firmą rodzinną – współpracujemy ze sobą, dążymy do wspólnych celów i bezustannie się rozwijamy dbając o uniwersalne wartości firmy jakimi są profesjonalizm i wysoka jakość,
• bo praca na tym stanowisku to z jednej strony skrupulatność, niezawodność oraz poukładanie w otoczeniu, które wymaga realizacji kilka zadań równocześnie – czasami pod presją czasu,
• z drugiej strony rola gospodarza naszej siedziby, gdzie ważna jest czujność, empatia oraz uśmiech,
• z trzeciej zaś strony to rozumienie środowiska biznesowego, w jakim się obracasz poprzez wysoką kulturę osobistą, dyskrecję i skuteczność,
• my ze swojej strony dbamy nie tylko o Twój rozwój i bezpieczeństwo, ale także o Twoich bliskich poprzez atrakcyjny pakiet socjalny (m.in. dofinansowanie prywatnej opieki medycznej, karta Multisport, możliwość skorzystania z oferty dodatkowego ubezpieczenia tzw. NNW, dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie żłobków i przedszkoli).

Wymagania:

• doświadczenie na podobnym stanowisku – w organizacji pracy operacyjnej Sekretariatu Zarządu i/lub Recepcji w dużej lub/i międzynarodowej firmie,
• doświadczenie w pracy z programami typu: elektroniczny obieg dokumentów i umów, planner online, oprogramowanie ERP itp. oraz z dużą ilością dokumentów i informacji,
• doświadczenie i sprawność organizacyjna oraz umiejętności zarządzaniem czasem,
• czynna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie, która zostanie poddana weryfikacji podczas spotkania rekrutacyjnego – duża część naszej pracy odbywa się po angielsku (zarówno wizyty gości jak i znaczna część dokumentów),
• doskonała znajomość pakietu MS Office (w tym Excel).